إعداد عرض تقديمي….Presentation Skills
إعداد عروض تقديمية Presentation جيدة هي من المهارات الهامة للمديربل ولغير المديرين. فكثيرا ما يحتاج الإنسان لتقديم عرض تقديمي أثناء الدراسةوأثناء العمل لعرض نتائج دراسة أو مقترحات جديدة أو مشاكل تحت الدراسة أو نتائجالعمل. قد يجد البعض صعوبة في إعداد هذه العروض نتيجة لعدم معرفة مقومات العرضالجيد. أحاول في هذه المقالة تقديم بعض النصائح العامة لإعداد العروض التقديميةوالتي قد تساعدك على إدراك كيفية إعداد العروض الجيدة. هذه المقالة تختص أساساًبالعروض التقديمية ذات الطابع الرسمي أو الأكاديمي وقد نشير إلى العروض التي تتسمبطابع أقل رسمية
إعداد العروض التقديمية لا يحتاج موهبة فذة ولا مهارات غيرطبيعية. بل ستجد إن شاء الله بعد قراءة هذه المقالة أن الأمور التي يجب مراعاتهاعند إعداد وإلقاء العروض هي أمور طبيعية ومنطقية. فمثلا عندما تتحدث مع صديق لكلتعرض عليه مشكلة ما فإنه من الطبيعي ألا تتعمد تشتيت انتباه عنك وأن تنظر إليهوألا تُعطيه ظهرك وأن توضح له الأمور التي تجعله يفهم الموضوع بدون الدخول فيتفصيلات لا مُبرر لها ومن الطبيعي أن تكون مُرتديا للملابس التي تتناسب مع لقائك لصديقك ومن الطبيعي أن تتحدث بصوت مسموع. هذه الأمور الطبيعية هي محور الأمور التييجب اتباعها عند إعداد العروض التقديمية. ولكننا عند إعداد العروض قد نتصرف بطريقةتُخالف الطريقة الطبيعية نتيجة للتوتر من مواجهة عدد كبير من الحاضرين
أهميةتقديم عروض جيدة
تنبع أهمية مهارات تقديم العروض من أنها احد الوسائل التيتستخدمها لنقل المعلومات ولعرض عملك ولإقناع الآخرين. وبالتالي فقد تكون ممتازاً فيعملك ولكن عندما يُطلب منك ان تَعرض نتائج عملك في عرض تقديمي لا تستطيع عرضه بشكلجيد فيؤخذ عنك انطباع سيء. وقد يكون لديك فكرة عظيمة لمشروع جديد وعندما تعرضها علىرؤسائك في عرض تقديمي تعرضها بطريقة سيئة فلا يوافقوا على فكرتك. لذلك فمن الأمورالأساسية لمعظم العاملين أن يكون لديهم قدرة على تقديم عروض جيدة. ليس المطلوب أنتكون أفضل متحدثٍ في العالم ولكن المطلوب أن تقدم عروضاً جيدة
وسائل العرض المساعدة
أصبح من الشائع في العروض التقديمية استخدام الحاسوب لإعداد شرائح Slides باستخدام برنامج بور بوينت أو Power Point فكثيرا ما يكون ذلك مطلوبا فيالجامعة وفي العمل وفي المؤتمرات. ولذلك فقد أصبح البعض يعتقد ان تقديم عرض معناهاستخدام شرائح معدة ببرنامج بور بوينت وعدم استخدام أي شيء آخر. ولكن هذا غير صحيحفقد تستخدم أحيانا وسائل بديلة وقد تستخدم هذه الوسائل بالإضافة إلى الشرائح. فقدتستخدم رسم كبير على لوحة بالإضافة إلى شرائح العرض وذلك يكون مُفيداً حين يكون هذاالرسم هو محور الموضوع وتحتاج للعودة إليه أثناء الشرح في أوقات مختلفة من العرض. وقد يكون هذا الرسم هو الوسيلة الوحيدة التي تحتاجها في العرض مثل أن يكون العرضيشرح تركيب جهاز أو آلة. من الوسائل المساعدة التي تناسب بعض العروض أن يكون معكنموذج مجسم أو عينة من المادة المستخدمة أو التي تم دراستها. وقد يُمكنك في بعضالأحيان أن تقوم بعمل تجربة بسيطة جدا مثل توضيح تأثير الماء على مادة ما بشرط أنيكون جميع الحاضرين قادرين على متابعة وفهم ومشاهدة التجربة من أماكنهم
علىأي حال فإن استخدام الشرائح ببرنامج بور بوينت Powerpoint (أو ببرامج أخرى) هوعملية شائعة جدا في الوقت الحالي. الشرائح تساعد على عرض بعض البيانات والصوروالرسومات وبعض النقاط الأساسية بشكل منظم وتساعد في جعل العرض منظماً. ولكن ينبغيالحذر من أن
أ- الشرائح ليست هي جوهر العرض التقديمي ولكن جوهر العرض هو أنتوأسلوب إلقائك وما تقوله
ب- الشرائح ليست بديلا عن التقارير في معظم الأحيانلأن الشرائح هي مجرد وسيلة مساعدة في العرض ولكنها لا يمكن ان تحوي كل المعلوماتوبالشكل المناسب
ت- هناك وسائل مساعدة أخرى كما ذكرنا أعلاه
محتوياتالعرض
محتويات العرض يمكن تقسيمها إلى البداية، الوسط،الختام
البداية: لابد من وجود صفحة للعنوان Title تحتوي على اسم العرض أوموضوع العرض واسم معد العرض أو أسماء مُعدي العرض واسم الجهة التي ينتمون إليها وقديوضع التاريخ. إن كان الحاضرون كلهم يعرفونك أو قام أحدٌ ما بالتعريف بك قبل بدءالعرض فأنت لا تحتاج لتقديم نفسك. أما إن كان الحاضرون أو بعضهم لا يعرفونك ولم يقمأحدٌ بالتعريف بك قبل العرض فيكون عليك تقديم نفسك ببضع كلمات أو بضع شرائح -قبلالخوض في تقاصيل الموضوع- حسب طبيعة العرض. فعندما يكون العرض داخل نفس المؤسسةفيكيفي أن تعرفهم باسمك ووظيفتك وأما إن كان العرض في مؤتمر دولي فربما أوضحت البلدالذي تنتمي إليه والأنشطة التي تقوم بها. يلي المقدمة أن تعرف الحاضرين بترتيبالعرض باختصار وهذا قد يكون ببضع جمل تقولها وقد تخصص شريحة لذلك أو تكتفي بماتقوله شفهيا
الوسط: هذا هو الجزء الأساسي في العرض وفيه تشرح الموضوع مرتباًبشكل يساعد الحاضرين على الفهم والمتابعة. فمثلا قد تبدأ بعرض المشكلة ثم الحلول ثممقارنة الحلول ثم الحل الذي تقترحه، أو تبدأ بعرض نقطة البحث ثم نتائج الأبحاثالسابقة ثم أسلوب البحث والخلفية النظرية ثم النتائج وهكذا حسب طبيعة البحث. تقسيمهذا الجزء غالبا ما يتفق مع تقسيم التقرير الذي أعددته حول الموضوع مع مراعاةاختلاف قراءة تقرير عن متابعة عرض تقديمي
الختام: في نهاية البحث فإنك توضحالاستنتاجات الرئيسية أو التوصيات أو كليهما أو تكتفي بملخص لما عرضته حسب ما يتفقمع طبيعة الموضوع
هذا هو الترتيب المعتاد وقد تخرج عنه بعض الشيء بما يخدمالعرض. فقد تبدأ العرض بصورة تبين الأمر الذي تتحدث عنه لاستثارة ذهن الحاضرين مثلصورة طفل مريض إن كنت ستتحدث عن أمراض الأطفال أو صورة مجرى مائي إن كنت ستتحدث عنمشكلة لها علاقة بمجاري المياه. وقد تتجنب توضيح أجزاء العرض مسبقاً في البدايةلمزيد من التشويق وهذا قد يكون مناسبا في العروض الخاصة بالدعاية أو التسويق. وقديكون الختام مجرد سؤال مفتوح عن مستقبل المشكلة التي تتحدث عنها. ولكن في جميعالأحوال لابد من أن يعرف الحاضرون اسم الموضوع وهدفه واسمك وأن تبدأ بالتمهيدللموضوع ثم عرضه ثم تختم بشيء ما وأن يكون هناك ترتيب جيد للعرض
ملاحظات حولإعداد الشرائح
تجنب الاستخدام السيء للألوان مثل الخلفية السوداء مع الكتابةباللون الأزرق أو الخلفية البيضاء مع الكتابة باللون الأصفر. من الخيارات الجيدةالخلفية البيضاء مع الكتابة بالأبيض أو العكس وكذلك الخلفية الزرقاء مع الكتابةبالأصفر. تجنب استخدام خلفية مزعجة مثل الخلفية الحمراء أو البرتقالية
اجعلالشرائح Slides بسيطة وواضحة. الشرائح هي وسيلة مساعدة وليست هي أساس العرض ولكنأساس العرض هو ما تقوله أنت. لا تكتب كل ما تريد أن تقوله على الشرائح ولكن اكتبعناوين ونقاط رئيسية في الشرائح وقم أنت بشرحها. لا تجعل الشريحة مزدحمة ولكن سطرينإلى ستة أو سبعة أسطر تكون كافية
لا تستخدم صورا لا علاقة لها بالموضوعكخلفية للشرائح. فلا تضع في الخلفية صوراً لمزارات سياحية في عرض تقديمي لطرق تصنيعالبلاستيك مثلاً. إن الحاضرين قد أتوا لكي يستمعوا للموضوع الذي تطرحه ولم يحضرواللاستمتاع بالمناظر الطبيعية. وما الضرر في ذلك؟ الضرر هو أنك تُشتت الحاضرين بدلاًمن أن تجذب انتباههم للموضوع الذي تتحدث فيه
استخدم خطوطا مناسبة بحيث لاتقل عن 18 ولا تزيد عن 44 (في المعتاد) وذلك حتى يتمكن الجميع منقراءتها
اجعل لكل شريحة زمناً مناسبا مثل أن تخصص دقيقة أو دقيقة ونصف لكلشريحة في المتوسط. فإن كان زمن العرض خمسة عشر دقيقة فحاول أن تستخدم عشرة إلى خمسعشرة شريحة، وتجنب أن تحاول عرض خمسة وعشرون شريحة. تذكر أن العرض لن يوضح كلالتفاصيل التي قد تقدمها في تقرير ولكن أن تعرض أساسيات الموضوع بشكل واضح أفضل منأن تعرض تفاصيل كثيرة ثم يخرج الحاضرون ولم يفهموا شيئاً
استخدم نفس الخطوط Font والتنسيق Format في كل الشرائح
استخدم وسائل الإنعاش أو Animation فيمايخدم موضوع العرض فقط فلا تجعل الأحرف تتساقط من السماء أو تنبت من الأرض ولا تجعلالكلمات تطير في الهواء. العرض التقديمي ليس اختبار لقدراتك على عرض حركاتبَهلَوَانِية ولكن الهدف من العرض هو توضيح موضوع ما. ليس معنى أنك تمتلكالتكنولوجيا التي تمكنك من أن تجعل الحروف تتراقص والكلمات تتساقط من كل الجهاتوالجداول تهتز أن تستخدم هذه التكنولوجيا. هل أنت قادر على القَفز لأعلى؟ هل عندماتتحدث مع أي إنسان تقفز لأعلى أثناء الحديث لكي يكون الحوار ممتعاً؟ بالطبع لا….. قد تستخدم هذه الوسائل لتوضيح شيء ما مثل ظهور دائرة أو دوائر حول النقاط الهامة فيشكل أو جدول أو تمثيل حركة آلة ما. كذلك لا تستخدم الأصوات المصاحبة (في برنامج بوربوينت) لظهور شريحة جديدة أو رسم ما فالعرض التقديمي ليس فيلماً تصويريا
لاتُكثر من استخدام الحكم والمواعظ في المواضيع التي ليس لها طابع ديني. لا تَنْس أنالحاضرين أتوا ليسمعوا العرض في زمن محدد فاستغل الوقت في عرض الموضوع فليس العرضاختبار لثقافتك الدينية. إن كان ولابد فلا تَزد عن آية أو حكمة واحدة في بدايةالعرض
لا مانع من استخدام تسجيلات فيديو قصيرة Video أو تسجيلات صوتية Audio طالما كانت توضح شيئاً هاماً في صُلب الموضوع مثل فيديو يعرض طريقة التصنيع التيدرستها أو فيديو يعرض صور الكارثة التي تتحدث عنها أو تسجيلات صوتية ِAudio توضحآراء العملاء أو ما شابه. لا تستخدم تسجيلات فيديو ولا تسجيلات صوتية لا علاقة لهابالموضوع
كُن أميناً في عرضك فلا تحاول عرض الموضوع بصورة تَخدع المستمعينولا تحاول عرض الصور أو الرسومات البيانية بأسلوب يُخفي المعلومات الحقيقية
العرض الذي تضع عليه اسمه لابد أن يكون من إعدادك. أن تضع اسمك علىشرائح منقولة من الشبكة الدولية أو من مصدر آخر يعتبر إخلال بالأمانة
استخدمرسومات تخطيطية وجداول وصورا ورسومات بيانية كلما كان ذلك مناسباً لأن الرسوماتوالصور والأرقام يسهل قراءتها وتذكرها. ولكن تأكد من وضوح الأشكال والصور ومن وضوحالكتابة على الرسومات البيانية فقد تحتاج لتكبير حجم الخط المكتوب به الوحدات فيالرسم البياني أو مفتاح الرسم أو الخط المكتوب به محتويات الجدول
مهاراتإلقاء العرض
الوقوف والحركة
لا تُعطِ ظهرك للمستمعين ووجهك إلى شاشةالعرض. من المعتاد أن الإنسان ينظر إلى من يحدثه ولا يولِّيه ظهره، فالعروضالتقديمية تتبع نفس القاعدة
لا تجعل جسمك ثابتاً وأعضاءك ثابتين بشكل غيرطبيعي فلا تقف مربَّع اليدين أو واضعاً يديك في جيبك أو واضعاً يديك خلف ظهرك. اجعليديك بجانبك بتلقائية واستخدمها لتوضيح الأمور بالإشارة بشكل طبيعي مع مراعاة عدماستخدام إشارات يُساء فهمها في البلد الذي أنت فيه فبعض الإشارات العادية في بلدتكون غير مقبولة في بلد آخر. باختصار: تحدث بشكل طبيعي كما لو كنت تشرح موضوعاًلأصدقائك
تحرك بشكل طبيعي أثناء إلقائك للعرض بما يتناسب مع عادات المؤسسةأو الجامعة ومع عادات البلد. جرت العادة في الولايات المتحدة على أن مُقدم العرض أوالأستاذ في الجامعة يتحرك كثيرا أثناء العرض أو المحاضرة بمعنى أنه يمشي يمنة ويسرةوللأمام وللخلف. ونظرا لأن كثير من العلوم تُستقدم من الكتب الصادرة في الولاياتالمتحدة فإن البعض يتصور أن هذا أمر لازم للإلقاء الجيد. ولكن في الحقيقة فإن هذاأمر مرتبط بالثقافة وبالعادات ففي دول أخرى مثل بريطانيا لا تجد هذا التحرك المستمرأمراً معتاداً. كذلك لا تقف ثابتاً كالصنم كما لو كنت مكتوف اليدينوالقدمين
منقول
عليك بتعزيز ثقتك بنفسك والاستعداد التام للعرض من خلال فهم المعلومات والتمكن من القاءها بشكل جيد تتدرب على الالقاء أمام عائلتك وعند الشرح في الفصل ركز على المعلومة التي ستقولها لا على ردة فعل الجمهور وعليك أيضا بالدعاء الصادق لله بأن ييسر لك العرض واكثر من الاستغفار قبل يوم العرض فله مفعول عجيبوعند بدء العرض قل ربي اشرح لي صدري ويسر لي أمري واحلل عقدة من لساني يفقه قولي اللهم لا سهل إلا ما جعلته سهلا وأنت تجعل الحزن إذا شئت سهلا وتوكل على الله
بعد معرفتنا لبعض مهارات العرض لنتشارك على كتابة عرض
عن ترددك في حياتك تختار قلبك أو عقلك في موقف Icon09-P
أولاًَ (المقدمة المشوقة)
ثانياً ذكر موقف (مع مراعاة سرد الموقف وصف الأشخاص وصف دقيقاَ وشرح وصدق القصة)
الخاتمة المناسبة
